Persondataforordning
CVR-nummer 31 95 32 35
SENEST REVIDERET 1. JANUAR 2025
Forlaget Rosenbjerg behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne persondataforordning, der kort beskriver, hvordan virksomheden håndterer personoplysninger.
Lovmæssige grunde til behandling af personoplysninger
I medfør af EU’s persondataforordning, der trådte i kraft den 25. maj 2018, stilles følgende krav til behandling af personoplysninger:
1) Forlaget Rosenbjerg skal altid have et sagligt formål med at behandle personoplysninger, og virksomheden skal begrænse behandlingen til det, der er nødvendigt ift. det saglige formål.
2) Forlaget Rosenbjerg skal kunne dokumentere, at virksomheden har overblik over behandlingen af personoplysninger, herunder:
Hvilke oplysninger, der behandles.
Hvem, der behandler dem.
Hvordan de arkiveres.
Hvor de arkiveres.
Dette beskrives i Forlaget Rosenbjergs fortegnelse.
3) Forlaget Rosenbjerg skal kunne orientere registrerede om, hvilke oplysninger der behandles samt hvorfor. Dette beskrives i nærværende persondataforordning.
4) Forlaget Rosenbjerg skal have en tilpas datasikkerhed, og virksomheden skal anmelde brud på sikkerheden til Datatilsynet. Dette beskrives i nærværende persondataforordning.
Personoplysninger opdeles i tre hovedgrupper:
1. Personoplysninger med almindelig beskyttelse på medarbejdere, kunder og samarbejdspartnere, hvilket omfatter bl.a. navn, adresse, e-mail og telefonnummer.
2. Personoplysninger med højere grad af beskyttelse på medarbejdere, kunder og samarbejdspartnere, hvilket omfatter bl.a. bankoplysninger og CPR-nummer.
3. Anonymisering af personoplysninger med en højere grad af beskyttelse.
Lovgrundlag
Forlaget Rosenbjerg behandler personoplysninger, når virksomheden har en legitim grund. Legitime grunde er særligt:
1. Korrespondance med medarbejdere, kunder og samarbejdspartnere.
2. Behandling efter lovkrav.
3. Behandling med samtykke.
Forlaget Rosenbjergs dataansvar
Gennemgående for virksomhedens databehandling er, at personoplysninger kun behandles til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser.
Virksomheden behandler således kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og virksomheden sletter personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Behandling af personoplysninger
Personoplysninger på medarbejdere
a Hvilke oplysninger: Personnavn, adresse, e-mail, telefonnummer
b Formål: Opretholdelse af personalekartotek og sikring af lønudbetaling samt vedligeholdelse af hjemmeside
c Opbevaring og sletning: Oplysninger opbevares indtil den ansatte ikke længere er ansat hos Forlaget Rosenbjerg
d Videregivelse: Oplysningerne kan videregives til revisor eller anden aktør, som forestår lønudbetaling til ansatte i Forlaget Rosenbjerg.
e Samtykke: Oplysningerne videregives ikke til anden side uden samtykke
f Samtykke til behandling af personoplysninger gives i det øjeblik ansættelse søges ved Forlaget Rosenbjerg. Der vil i stillingsopslag blive gjort opmærksom på, at man som ansøger med en ansøgning giver sit samtykke til opbevaring af personoplysninger.
Ved en underskrivelse af en ansættelseskontrakt gives der samtykke til, at personoplysninger med højere grad af beskyttelse på medarbejdere kan behandles.
g Ved en underskrivelse af en ansættelseskontrakt gives der samtykke til, at personoplysninger med højere grad af beskyttelse på medarbejdere kan behandles.
h Medarbejdere: Forlaget Rosenbjerg opbevarer af praktiske og administrative hensyn personoplysninger fra et nu afsluttet ansættelsesforhold i virksomheden i op til tre år. Herefter bliver oplysningerne destrueret/slettet/makuleret.
Personoplysninger på ansøgere
Samtykke til behandling af personoplysninger gives i det øjeblik ansættelse søges ved Forlaget Rosenbjerg. Der vil i stillingsopslag blive gjort opmærksom på, at man som ansøger med en ansøgning giver sit samtykke til opbevaring af personoplysninger.
a Uopfordrede ansøgere: Forlaget Rosenbjerg opbevarer personoplysninger i uopfordrede ansøgninger om ansættelse i virksomheden i op til tre måneder. Herefter vil oplysningerne blive destrueret/slettet/makuleret.
b Opfordrede ansøgere: Forlaget Rosenbjerg vil opbevare personoplysninger i ansøgninger ved stillingsopslag om ansættelse i virksomheden i op til seks måneder. Herefter vil oplysningerne blive destrueret/slettet/makuleret.
Personoplysninger på kunder
a Hvilke oplysninger: Personnavn, adresse, e-mail, telefonnummer
b Formål: Opretholdelse af kundekartotek
c Opbevaring og sletning: Oplysningerne opbevares, indtil samarbejdet ophører
d Videregivelse: Oplysningerne kan videregives til revisor eller anden aktør, som forestår
behandling af faktura
e Samtykke: Oplysningerne kan ikke videregives til anden side uden samtykke
f Samtykke til behandling af personoplysninger for kunder gives ved indgåelse af abonnement på Billeddansk.dk.
Personoplysninger med højere grad af beskyttelse (kontaktpersoner hos interessenter fx udvikler, revisor eller advokat)
a Hvilke oplysninger: (Personnavn, adresse, e-mail, telefonnummer) CPR-nummer, kontonummer
b Formål: Opretholdelse af kartotek over kontakter
c Opbevaring og sletning: Oplysningerne opbevares indtil samarbejde afsluttes
d Samtykke: Oplysningerne kan ikke videregives til anden side uden samtykke
Opbevaring og sletning af personoplysninger
Efter persondataforordningen eksisterer en række rettigheder, når Forlaget Rosenbjerg behandler personoplysninger om ansøgere, medarbejdere og tredjepart.
1. Retten til at blive oplyst om behandlingen af data.
2. Retten til indsigt i egne personoplysninger.
3. Retten til berettigelse.
4. Retten til sletning.
5. Retten til begrænsning af behandling.
6. Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format).
7. Retten til indsigelse.
Anvendelse af rettighederne kan ske ved henvendelse til Forlaget Rosenbjerg.
Ved henvendelse om for eksempel sletning vil dette ske hurtigst muligt efter henvendelsen.
Der kan altid indgives klage til en databeskyttelsesenhed som for eksempel Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Forlaget Rosenbjerg forbeholder sig retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende persondatapolitik vil altid være tilgængelig på virksomhedens hjemmeside.
Kontaktoplysninger på dataansvarlige
Forlaget Rosenbjerg er dataansvarlig, og virksomheden sikrer, at personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktpersoner
Ejer/direktør Ditte Sara Rosenbjerg
E-mail: info@forlagerosenbjerg.dk
Telefon: 30 82 05 72
Virksomhedskontakt
Firmanavn: Forlaget Rosenbjerg
Adresse: Nordbovej 18 B, 2. th.
9800 Hjørring
CVR-nummer 31 95 32 35